Hotel cloud

 

Hotel CloudAcquistare un server oggi è  un investimento eccessivo

“E’ come se uno che ha fame comprasse un ristorante”

Negli ultimi anni l’avvento di nuovi strumenti software per la  gestione dell’hotel ha imposto un graduale adeguamento hardware. In pratica, per far girare nuovi programmi ci vogliono nuovi computer.

Fino a qui tutto bene.

L’importante è essere consapevoli che questa non è una verità assoluta e che, soprattutto quando si parla di tecnologia, l’evoluzione offre sempre nuove soluzioni.

Una delle necessità derivate dalla gestione delle prenotazioni on-line, è quella di poter aggiornare sempre e da ovunque, disponibilità e prezzi sul sito ufficiale e sui vari canali di distribuzione. Per fare questo ovviamente esistono appositi strumenti “web based” attraverso i quali collegarsi ed effettuare le operazioni necessarie. Tecnicamente si chiamano extranet, in pratica sono semplicemente dei siti dove l’hotel aggiorna i propri dati.

Questo processo però rappresenta solo una parte del massimo automatismo possibile, perché, nel momento in cui si ricevono prenotazioni o si decide di cambiare la retta di una camera,  è fondamentale aggiornare anche il software gestionale..

Nessun hotel sfugge a questa logica

Pensa ad un  resort o un hotel business: chi lavora sul campo ogni giorno (direttore, revenue manager, commerciali) sa benissimo che gestire le tariffe  richiede un lavoro di aggiornamento costante (quasi h24) che non si limita alle ore trascorse in ufficio alla scrivania. Questa attività comporta la necessità di poter accedere in qualsiasi momento ai dati relativi a occupazione, opzioni, previsioni e confronti con gli anni precedenti.

Allo stesso modo, un piccolo hotel anche stagionale manifesta in maniera diversa le stesse necessità. Pensa ad una conduzione familiare con il titolare risponde alle richieste anche durante il periodo di chiusura con un cellulare mentre sta guidando o è impegnato in qualsiasi altra attività. Le prenotazioni  vengono appuntate dove capita: post-it, tovaglioli di carta o, peggio ancora, ci si affida alla memoria, col rischio di perdere le informazioni.

Per risolvere questa esigenza la soluzione più comune fino ad oggi è  l’installazione di un server che  lavora come semplice contenitore dati.  Il vantaggio fondamentale è quello di potersi collegare tramite desktop remoto (applicazione gratuita di windows) e lavorare da qualsiasi computer fisso, portatile, tablet o smartphone esattamente come dall’ufficio, con possibilità di accedere a tutti i dati in tempo reale.

Quali sono gli svantaggi di questa soluzione?

Se da un punto di vista tecnico acquistare un server può essere la soluzione, valutiamo adesso quali sono le controindicazioni in termini di costi e organizzazione.

Costi:

  • non tutti gli hotel hanno un budget di 2.000 € (spesa minima per computer e licenze) da investire in un server. Inoltre un azienda che vende hardware 9 volte su 10 tende a proporre macchine sovradimensionate per guadagnare più possibile. L’hotel sfrutta non più del 20% delle funzionalità dello strumento
  • Se il fornitore è un professionista (non il cugino o l’amico “smanettone”) la fornitura prevede sempre un canone di assistenza annuale.
  • Tenere un server sempre accesso in hotel genera un consumo elettrico stimabile in circa 20-25 €  al mese.

Organizzazione:

  • Assistenza: la maggior parte di fornitori di hardware sono piccole aziende, spesso anche unipersonali, gestite da giovani appassionati di computer che si sono inventati un mestiere.  I tempi di attesa per l’intervento sono variabili e si dipende comunque da una persona;  quando  si ammala o va in ferie (è un essere umano, succederà e succederà con un gruppo in partenza), c’è il forte rischio di rimanere bloccati in caso di problemi
  • Spazi: bisogna trovare un apposito spazio dove posizionare la macchina garantendo la giusta temperatura, areazione e sicurezza per prevenire malfunzionamenti.
  • Emergenze/downtime: In caso di virus o problemi con i componenti hardware si dovrà provvedere all’intervento di riparazione con la conseguenza di interrompere le attività per il tempo necessario al ripristino della corretta configurazione.
  • Fai da te: se si è scelto di risparmiare sull’acquisto di un server e si è comprato un semplice computer adibito a contenitore dati si dovrà dedicare tempo  alla configurazione, alla manutenzione e all’assistenza per garantire agli operatori la stabilità necessaria per lavorare. 

Che cos’è un cloud?

Ora che abbiamo analizzato nel dettaglio la soluzione “server fisico”, ti spiego in maniera semplice in cosa consiste l’alternativa.

ll cloud  (nuvola tradotto dall’inglese) è semplicemente uno spazio su un “datacenter” (struttura di più server), gestito da una web farm che lo noleggia ai clienti per l’amministrazione dei propri dati e/o servizi.

Le web farm sono dei locali dove vengono posizionati fisicamente i server. Visto il funzionamento praticamente ininterrotto di questi server, le web farm sono dotate di impianti di condizionamento dell’ aria per far si che i server non si surriscaldino , impianti di video sorveglianza, impianti anti incendio e soprattutto di sistemi ridondanti per la connessione alla rete internet per grandi flussi di dati. Questo servizio è conosciuto anche con il termine di hosting dall’inglese “to host” che significa ospitare.

Vantaggi

Costi:

  • Investimento iniziale minimo che consiste solo nella configurazione del server virtuale e nel caricamento dati. Successivamente si paga un canone mensile che potrà essere sospeso in qualsiasi momento. Il risparmio iniziale permette di investire in dispositivi più utili all’operatività come monitor di dimensioni ragionevoli, stampanti dedicate e altre periferiche che normalmente vengono sacrificate sull’altare di server che sarebbero più adatti al quartier generale “nasa” che all’ufficio di un hotel.
  • Nessun costo di assistenza: il canone mensile prevede già il supporto del centro assistenza tecnica dalla server farm da cui si acquista il servizio
  • Nessun costo per i consumi elettrici.

 

Organizzazione:

  • Assistenza: l’interlocutore diventa una grande azienda che mette a disposizione un centro assistenza disponibile via telefono o via web 24h su 24 365 giorni l’anno
  • Spazi: nessuna macchina “in casa”. Dimentica per sempre i rifugi nei sottoscala, gli ingombranti armadi rack e gli assurdi grovigli di fili nascosti sotto le scrivanie con l’incubo che la donna delle pulizie inciampando stacchi un cavo, scolleghi il server del controllo accessi e i clienti rimangano in ostaggio nelle loro camere ( ti giuro che è successo…)
  • Garanzia: la continuità del servizio è garantita dalla server farm con contratti che tutelano il consumatore in caso di caduta linea.
  • Emergenze/stop and go: In caso un computer prenda un virus o abbia problemi hardware sarà sufficiente sostituirlo con qualsiasi altro computer senza attendere i tempi tecnici di ripristino. Il server cloud continua a funzionare senza interruzioni. La stessa cosa vale nel momento in cui si acquista un nuovo pc:  sarà sufficiente collegarlo al server, senza bisogno di reinstallare le vostre applicazioni.

Siccome nell’informatica non esistono verità assolute ti spiego ora, per completezza di informazione, quali sono a mio parere i (pochi) limiti di questa scelta e chi non dovrebbe scegliere un cloud:

  • Gli hotel con strutture di grandi dimensioni con più di 10 computer in rete necessitano di una rete LAN per l’integrazione di sistemi diversi (centralini telefonici,  sistemi di bulding automation, tv interattive, sistemi di pagamento elettronico con tessere o trasponder, gestione dei palmari wi-fi  o onde radio per le comande ristorante) ed in questi casi è necessario o comunque preferibile gestire la rete con un server in locale.
  • Gli hotel posizionati in zone difficili, mal servite dal servizio adsl, perché non si ha la garanzia di poter aver accesso ai dati posizionati sui server on-line. E’ importante specificare che questo consiglio vale solo per le zone veramente difficili perché, se è vero che eventuali cadute di linea potrebbero verificarsi anche in città, si può comunque prevedere una linea di backup con chiavetta che permette di gestire l’emergenza.

Anche a seguito di precedenti esperienze negative,  andrebbe comunque valutata la possibilità di appoggiarsi ad operatori alternativi a quelli più commerciali e diffusi.

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Nato a Rimini da una famiglia di albergatori, sono appassionato di sport, viaggi e tutto ciò che riguarda il marketing. Aiuto gli hotel ad ottimizzare l’organizzazione e incrementare il fatturato attraverso il software gestionale. Negli anni ho seguito personalmente lo sviluppo di oltre 200 hotel in Italia e all’estero

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